1.   Désignation des délégués.

En prévision de la 82^e Session de l’Union Académique Internationale, qui se tiendra à Bruxelles, au Palais des Académies, à l’invitation de l’Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique, du mardi 27 mai au dimanche 1^er juin 2008, le formulaire ci-joint (formulaire A) a été établi, qu’il conviendrait de renvoyer le plus vite possible - et en tout cas pour le 15 mars 2008, avec les noms des délégués représentant votre Académie.

Soucieuse d'assurer, avec un maximum de souplesse, la continuité harmonieuse de ses travaux, l’UAI a prévu que les délégués soient désignés pour une période comprenant au moins trois Assemblées générales, étant entendu que, lorsqu’un délégué est empêché ou qu’il ne peut plus exercer ses fonctions, l’Académie qu’il représente peut désigner un remplaçant (Règlement UAI, art. 1, b).

Ceux des délégués qui n’auraient pas encore assisté à une Assemblée générale de l’UAI voudront faire parvenir au Secrétariat un bref curriculum vitae (1/2 page maximum).

2.   Admission de nouveaux membres.

Toute proposition relative à l’admission de nouvelles Académies (membres, associés et correspondants) doit être introduite au plus tard le 15 mars 2008.                

3.   Documents de travail de la 82^e Session.

Les rapports résumant les travaux auxquels les Académies collaborent dans le cadre des entreprises de l’UAI seront envoyés au Secrétariat avant le 1^er avril 2008 au plus tard, en français ou en anglais (les textes établis dans d’autres langues ne seront plus traduits). Ils seront présentés selon le schéma ci-joint (formulaire B) et seront concis mais complets, de façon à être utilisés directement par les rapporteurs de session. Une liste mise à jour des noms des membres des comités nationaux et des collaborateurs de chaque Académie sera jointe au(x) rapport(s) transmis (avec si possible leurs adresses e-mail). Compte tenu du temps nécessaire requis pour la préparation et la présentation de tous les documents, les rapports qui parviendront au Secrétariat après le 1^er avril 2008 ne pourront plus être insérés dans le fascicule général préliminaire remis à chaque délégué.

Suite aux décisions de l’Assemblée générale de Lisbonne (juin 2003), un examen approfondi de l’état d’avancement de chaque projet est désormais effectué tous les quatre ans (cet examen doit amener l’Assemblée générale à s’exprimer sur le renouvellement ou non du projet pour une nouvelle période de quatre ans). À Bruxelles, les 9 entreprises suivantes feront l’objet d’un examen approfondi par des experts indépendants :

Corpus Vasorum Antiquorum ; Textes alchimiques ; Œuvres de Grotius ; Dictionnaire du Latin médiéval ; Tabula Imperii Romani – Forma Orbis Romani ; Sylloge Nummorum Graecorum ; Corpus Inscriptionum Iranicarum ; LIMC & Thesaurus Cultus Rituumque Antiquorum et Corpus des Manuscrits littéraires coptes.

Les directeurs ou responsables de ces projets ont déjà reçu un formulaire spécial de synthèse à remplir et à renvoyer au Secrétariat pour le 15 novembre 2007.

4.   Hôtels.           

Afin de favoriser les échanges entre les délégués, le Secrétariat de l'UAI a pris contact avec quatre hôtels. Trois sont situés à une distance proche du Palais des Académies (à quelques minutes à pied), le quatrième est situé au centre-ville (à proximité du Métro Rogier, soit à 15 minutes du Palais des Académies). Ces hôtels, qui bénéficient d'un bon niveau d'équipement et offrent des services de bonne qualité, proposent les prix suivants :

Sauf pour l’Hôtel Progress, les prix comprennent tous le petit déjeuner (buffet). Toutes les taxes (tva) sont incluses. Les prix donnés ne sont toutefois garantis que dans la mesure où les chambres sont réservées en temps opportun (avant le 1^er avril 2008 au plus tard). Les réservations se feront en utilisant le formulaire C ci-joint, à renvoyer au Secrétariat de l’UAI et en confirmant la réservation directement à l’hôtel par carte de crédit. Il reste bien entendu qu'il n'y a aucune obligation de réserver auprès de l'un de ces quatre hôtels.

5.   Programme et Ordre du jour. 

L'ordre du jour détaillé de la Session parviendra aux délégués après le 1^er mai 2008.

L’Assemblée générale comportera en tout cas les moments suivants :

– 27 mai    matin :                     :   réunion de la Commission des Évaluations quadriennales ;

                 après-midi                :   réunion du Bureau ;

                 soirée                      :   réception (avec buffet) au Palais des Académies ;

– 28 mai    matin                       :   Assemblée générale d’ouverture ;

                 après-midi                :   session thématique (à spécifier) ;

– 29 mai    matin                       :   sessions savantes concernant les projets soumis à examen annuel ;

                 après-midi                :   commissions ad hoc ;

– 30 mai    matin                       :   session des projets soumis à évaluation quadriennale ;

                 après-midi                :   Commission des Finances et commissions ad hoc ;

– 31 mai    matin                       :   Commission des Affaires internes ;

                 après-midi                :   excursion ;

– 1^er juin    matin                       :   Assemblée générale de clôture et votes (rapports, budget, élections

Veuillez renvoyer les formulaires D et E ci-joints, avant le 15 mai 2008 au plus tard.

6.   Excursion facultative et Personnes accompagnantes.

Aucun programme spécifique complet n’est prévu pour les personnes accompagnantes (mis à part la réception du mardi soir 27 mai et l’excursion du samedi 31 mai après-midi).

7.   Informations complémentaires.